BCD Travel onderzoek toont grootste problemen bij betalen en declareren van zakenreizen

UTRECHT, Nederland, 7 juni 2023 – De hoeveelheid tijd die nodig is voor het maken van onkostendeclaraties is het grootste probleem in het onkostenproces voor zakenreizigers, zo blijkt uit een recent onderzoek van BCD Travel onder 1.349 zakenreizigers wereldwijd. De enquête over betalingen en declaraties van zakenreizen keek naar betaalmethoden die reizigers gebruiken tijdens het reizen, problemen die zij ervaren en tools die zij tot hun beschikking hebben om hun leven gemakkelijker te maken.

Wat betaalmethoden betreft, gebruikt 79% van de reizigers een zakelijke creditcard. Andere betalingsmethoden zijn persoonlijke creditcards (26%), contant geld (12%) en directe betalingen door het bedrijf aan reisaanbieders via bankoverschrijvingen of lodgecards (16%). Slechts 1% gebruikt een virtuele kaart, hoewel 26% bekend is met deze methode. Uit het onderzoek blijkt ook dat één op de zes zakenreizigers slachtoffer is geworden van creditcardfraude tijdens een zakenreis, ondanks de genomen maatregelen.

“Bedrijven die het betaalproces voor hun reizigers willen vereenvoudigen, zouden de voordelen van betalingsautomatisering via virtuele creditcards moeten onderzoeken”, aldus Ajay Singh, vice president, Digital Payment & Expense Products bij BCD. “Virtuele betalingsautomatisering maakt het eenvoudiger om centraal te betalen voor hotel- of autoreserveringen. Het genereert voor elke transactie automatisch een nieuw virtueel kaartnummer voor éénmalig gebruik en koppelt alle kosten aan een specifieke boeking. Dit maakt het betalingsproces niet alleen gemakkelijker voor reizigers, maar vermindert ook het risico op fraude.”

Als het gaat om betalingen, is naleving van het terugbetalingsbeleid het grootste struikelblok (29%), gevolgd door reiskosten uit eigen zak moeten betalen (20%) en de noodzaak om contant geld in lokale valuta te hebben (20%). Op het gebied van declaraties ondervinden reizigers veel meer problemen. Meer dan de helft vindt de tijd voor het indienen van onkostendeclaraties (63%) het grootste pijnpunt. Andere belangrijke obstakels zijn het verzamelen van papieren kwitanties (54%), het verzamelen van kwitanties in verschillende bestandsformaten (52%), het bewaren van kwitanties na afloop van de reis (51%) en het declareren van ingewikkelde categorieën, zoals hotelovernachtingen met apart betaalde maaltijden en andere incidentele uitgaven (50%).

Als we kijken naar declaratietools, vinden zakenreizigers functies die processen automatiseren het meest waardevol. Zoals kwitanties die automatisch worden toegevoegd aan hun onkostendeclaraties (76%), creditcardtransacties die automatisch worden gekoppeld aan hun reiskosten (72%) en onkostendeclaraties die automatisch worden ingevuld met reisgegevens op het moment van boeken (67%).

“BCD Pay™, ons cloud-based platform voor het beheer van betalingen en onkostendeclaraties, kan deze knelpunten wegnemen”, aldus Singh. “BCD Pay helpt zakenreizigers met een eenvoudig proces dat tijd bespaart, betalingsgegevens verbetert en het indienen van onkostendeclaraties overbodig maakt. Het helpt travelmanagement en financiële teams de controle over betalingen te verbeteren, handmatig werk te verminderen en meer inzicht in betalingstransacties te krijgen.”

Klik hier voor de volledige onderzoeksresultaten.