Encuesta de BCD Travel revela los principales problemas relacionados con pagos y gastos en viajes de negocios

UTRECHT, Países Bajos, 07 de junio, 2023 – La cantidad de tiempo dedicado a crear informes es el punto más problemático del proceso de gastos para los viajeros de negocios, según un sondeo reciente de BCD Travel entre 1.349 viajeros de negocios en todo el mundo. La encuesta sobre pagos y gastos en los viajes de negocios analizó métodos de pago empleados por los viajeros durante sus desplazamientos, problemas que experimentan y herramientas a su disposición para facilitarles la vida.

Respecto a los métodos de pago, el 79 % de los viajeros usa una tarjeta de crédito corporativa. Otros son: tarjetas personales (26 %), efectivo personal (12 %) y pagos directos de la empresa a los proveedores de viajes, mediante transferencias bancarias o tarjetas de alojamiento (16 %). Sólo el 1 % utiliza una tarjeta virtual, aunque el 26 % está familiarizado con dicho método. La encuesta también reveló que uno de cada seis viajeros ha sido víctima de fraude con tarjeta de crédito en un viaje de negocios, a pesar de las medidas adoptadas.

«Las empresas que buscan formas de simplificar el pago a sus viajeros deberían explorar las ventajas de la automatización de pagos, facilitada por las tarjetas de crédito virtuales», afirma Ajay Singh, vice president, Digital Payment and Expense Products de BCD. «La automatización virtual facilita el pago centralizado de reservas de hotel o autos. Genera automáticamente un número de tarjeta virtual de un solo uso para cada transacción, y hace coincidir todos los cargos con una reserva específica. Esto no sólo facilita a los viajeros el proceso de pago, también reduce en gran medida el riesgo de fraude».

En cuanto a los pagos, respetar la política de reembolso (29 %) es el mayor inconveniente, seguido de la necesidad de pagar gastos de viaje de bolsillo propio (20 %) y de tener efectivo en moneda local (20 %). Los viajeros se enfrentan a muchos más problemas respecto a gastos. Más de la mitad de los encuestados señalan el tiempo invertido en crear informes de gastos (63 %) como el mayor inconveniente. Otros obstáculos importantes son: recopilar recibos en papel (54 %), reunir recibos en distintos formatos (52 %), conservar recibos al finalizar el viaje (51 %) y calcular categorías complejas, como estancias en hoteles con comidas y otros gastos imprevistos pagados por separado (50 %).

Respecto a las herramientas de gastos, las características más valiosas para los viajeros de negocios se relacionan con automatización de procesos: recibos de viaje que se adjuntan automáticamente a los informes de gastos (76 %), transacciones con tarjeta de crédito que se ajustan a los gastos de viaje (72 %) e informes de gastos que se rellenan con los datos del viaje al reservar (67 %).

“BCD Pay™, nuestra plataforma propia, basada en la nube, para gestionar gastos de T&E, puede eliminar las fricciones y los puntos conflictivos», asegura Singh. «BCD Pay facilita las cosas a los viajeros de negocios, quienes desean un proceso sencillo que ahorre tiempo, mejore los datos de pago y elimine la necesidad de presentar reclamaciones de gastos. Ayuda a los equipos de gestión de viajes y finanzas a mantener y mejorar el control sobre los pagos de viajes corporativos, reducir el trabajo manual y obtener una mayor visibilidad de los pagos».

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