BCD-enquête onthult kloof tussen reisbeleid en naleving door reizigers

Hoewel meer dan de helft van de reisinkopers hun reisbeleid als zeer effectief beschouwt, boekt tweederde van de reizigers nog steeds buiten het reisbeleid om

UTRECHT, Nederland, 11 juli 2024 – Ondanks dat veel zakenreizigers op de hoogte zijn van het reisbeleid van hun bedrijf en er vaak naar verwijzen, is er nog steeds een kloof tussen bekendheid en naleving van het beleid, zo blijkt uit een recent onderzoek van BCD Travel onder 1.200+ zakenreizigers wereldwijd. In de enquête werd gekeken naar veranderingen in het reisbeleid en de tevredenheid van reizigers over de huidige regelgeving.

Bekendheid van het reisbeleid
In een overeenkomstige enquête van april onder 200+ reiskopers, ontdekte BCD dat tweederde van de reisinkopers hun reisbeleid als extreem of zeer effectief beschouwt.

Op het eerste gezicht lijkt deze statistiek waar te zijn wanneer aan zakenreizigers wordt gevraagd naar het reisbeleid van hun bedrijf. Uit het onderzoek blijkt dat meer dan 95% van de reizigers weet waar het reisbeleid te vinden is, en negen van de 10 hebben het geraadpleegd (waarvan een kwart dit vaak doet). Acht van de 10 reizigers hebben in de afgelopen 12 maanden hun reisbeleid geconsulteerd. En de helft is tevreden over het beleid.

“Op basis van onze onderzoeksresultaten zijn reizigers in NORAM minder geneigd om het reisbeleid van hun bedrijf te gebruiken in vergelijking met reizigers uit APAC en Europa”, zegt Craig Bailey, president, Americas bij BCD. “Dit kan leiden tot meer boekingen die buiten het beleid vallen. Hoewel deze boekingen extra kosten en in sommige gevallen risicoproblemen met zich meebrengen, kan het gebrek aan bekendheid rond beleidswijzigingen ook de algemene doelstellingen van de organisatie schaden, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid.”

Een factor die bijdraagt aan dit gedrag kan de frequentie zijn van communicatie over het reisbeleid. Een kwart van de APAC-reizigers meldde vaak communicatie over hun reisbeleid te ontvangen, vergeleken met slechts 15% van de NORAM-reizigers.

Boekingen buiten het beleid

Uit het onderzoek blijkt dat meer dan tweederde van de reizigers afwijkt van het reisbeleid van hun bedrijf. Meestal is dit te wijten aan vergaderingen met klanten waarvoor vervoer of accommodatie buiten het beleid nodig is, of het boeken van conferentie- en evenementenaccommodaties bij leveranciers die niet de voorkeur hebben vanuit het bedrijf. Als gevolg hiervan hebben reizende werknemers vaak aanvullende goedkeuringen nodig voor niet-conforme boekingen.

Bedrijven kunnen de naleving van het reisbeleid verbeteren door werknemers erbij te betrekken. BCD biedt deskundig advies over het ontwikkelen van een strategie om naleving te maximaliseren, inclusief het integreren van oplossingen die reizigers willen gebruiken, met de data-inzichten die reismanagers nodig hebben om gedrag te beïnvloeden.

Verlangen naar flexibiliteit

Meer dan een op de vijf reizigers zei dat het reisbeleid van hun bedrijf niet inspeelt op de behoeften van reizigers of te beperkend is. Sterker nog, drie op de 10 willen meer flexibiliteit bij het boeken van vervoer of accommodatie. Een kwart zei dat ze zouden profiteren van verhoogde bestedingslimieten en aanvullende diensten voor vluchten. Een op de vijf is geïnteresseerd in meer beleid voor het welzijn van reizigers.

“Als u de behoeften van uw reizigers begrijpt, kunt u impactvolle wijzigingen in uw beleid aanbrengen. Een eenvoudige en effectieve manier om dat te doen is door middel van enquêtes,” zei Bailey. “Hoewel je natuurlijk grenzen moet stellen die aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen, helpt een goed reisbeleid reizigers succesvol te laten zijn. Dit helpt het bedrijf op zijn beurt om binnen het budget te blijven en de communicatielijnen duidelijk te houden.”

BCD’s TripSource-oplossing® voor boekingen en reisbeheer zorgt ervoor dat reizigers betrokken blijven bij elke stap van hun reis. TripSource beïnvloedt het gedrag door klantspecifieke beleidsrichtlijnen direct bij het boeken weer te geven. Het stuurt tijdige beleidsberichten die slimme beslissingen aanmoedigen en de naleving tijdens de reis bevorderen. Reismanagers kunnen ook alle essentiële beleidsdetails, contactgegevens en bronnen voor reisveiligheid opnemen voor het gemak van reizigers.

Lage impact op de acceptatie van banen
Hoewel slechts 8% van de ondervraagde reizigers toegeeft dat het reisbeleid van invloed is geweest op hun beslissing om hun baan aan te nemen, erkent een kwart dat het effect heeft op hun bereidheid om bij het bedrijf te blijven. De impact van het reisbeleid verschilt per regio, wat opnieuw de noodzaak ondersteunt om de specifieke behoeften en overtuigingen van reizigers te begrijpen. Bijna de helft van de APAC-reizigers zegt dat het beleid waarschijnlijk van invloed zal zijn op hun beslissing om bij een bedrijf te blijven, tegen 27% van de EMEA- en 21% van de NORAM-reizigers. 

“Het is essentieel om uw reisbeleid tijdens het onboardingproces met nieuwe medewerkers te delen,”  zegt Bailey. “Ze zijn enthousiast en leergierig. Doe daar je voordeel mee en benadruk het belang van je reisbeleid voor nieuwe medewerkers. Leg uit wat het is, hoe het zich verhoudt tot de bedrijfsdoelstellingen en waarom het belangrijk is om aan het beleid te voldoen. Het gaat niet alleen om kostenbesparing, maar ook om zorgplicht en duurzaamheid.”

Klik hier om meer van het rapport van de reizigersenquête te bekijken.