BCD Travel onderzoek toont groeiend belang Travel & Expense management

Topprioriteiten voor betalings- en onkostenbeheer zijn eenvoudig proces en tevreden reizigers

UTRECHT, November 30, 2021 – Naarmate het zakenreizen weer aantrekt, neemt ook het belang van Travel & Expense (T&E) management weer toe, zo blijkt uit een onderzoek uitgevoerd in oktober door zakenreisspecialist BCD Travel onder 106 reisinkopers, verantwoordelijk voor reisuitgaven- en onkostenbeheer wereldwijd.

Op de lijst van programmaprioriteiten vindt 76% van de reisinkopers betalings- en onkostenbeheer zeer tot uiterst belangrijk, een stijging van 8 punten vergeleken met 68% in het vorige onderzoek in april. De drie belangrijkste prioriteiten voor betalings- en onkostenbeheer zijn procesvereenvoudiging (91%), reizigerstevredenheid (88%) en inzicht in reisdata (80%).

“Bedrijven worstelen met omslachtige betalingsformulieren, handmatige processen, losstaande systemen en onvoldoende inzicht in uitgaven”, zegt Ajay Singh, Vice President of Digital Payment & Expense Products bij BCD Travel. “Met BCD Pay®, ons cloud-based platform voor T&E processen, zijn deze problemen verleden tijd. BCD Pay zorgt voor een soepele, geautomatiseerde, digitale ervaring die reizigers het gemak biedt dat ze willen en travelmanagers en finance een eenvoudig proces bezorgt met kwalitatieve, verrijkte data voor end-to-end inzicht in uitgaven.”  

Finance, travelmanagement en procurement zijn de belangrijkste interne stakeholders voor betalings- en onkostenbeheer in zakenreizen. Finance neemt meestal de beslissingen, vooral bij de keuze van oplossingen voor betalings- en onkostenbeheer en btw-terugvordering.

Voor de betaling van reiskosten gebruiken bedrijven corporate cards het meest  (94%), gevolgd door centraal gefactureerde rekeningen (56%), facturen (41%) en virtuale creditcards (37%). Reizigers gebruiken onderweg vooral corporate cards (90%). Contant geld (32%), voorschotten (24%) en persoonlijke bankpassen (22%) worden veel minder gebruikt. Als het gaat om datakwaliteit, worden corporate cards het hoogst gewaardeerd, gevolgd door centraal gefactureerde rekeningen en facturen. Virtuele creditcards komen op de vierde plaats. Opvallend is dat reisinkopers die virtuele creditcards gebruiken daar anders over denken en deze op de tweede plaats zetten.

Volgens reisinkopers zijn de grootste obstakels bij de administratie van betalingen:

• Betalingsbeheer voor niet-werknemers
• Beheer van betaalmethoden in meerdere landen en opkomende markten
• Leveranciers die bepaalde betaalmethoden niet accepteren of extra kosten in rekening brengen

“BCD Pay biedt klanten de flexibiliteit om voor elke boeking de juiste betalingsvorm te gebruiken, ongeachte de reiscategorie (vliegtuig, hotel, auto, trein), leverancier, type reiziger (externe werknemers, incidentele reizigers, thuiswerkers) of land,” zegt Singh. ” Klanten kunnen bijvoorbeeld corporate cards gebruiken voor het boeken van vliegtickets of virtuele creditcards voor het boeken van hotels en huurauto’s, in een of meerdere landen. Door automatisering en een centraal cloud-based platform neemt BCD Pay de complexiteit weg die gepaard gaat met uiteenlopende handmatige processen en betalingen via meerdere kanalen en leveranciers.”

Inkopers deelden ook hun mening over trends die de toekomst van betalings- en onkostenbeheer zullen bepalen:

• Populair op dit moment zijn contactloos betalen (55%), papierloze declaratieoplossingen (52%) en meer transparantie en controle over uitgaven (47%).
• Verwacht wordt dat mobiele betalingen (41%), brede acceptatie van declaratie-apps (35%) en biometrische verificatie (35%) binnen één tot drie jaar een grotere rol gaan spelen.
• 52% verwacht binnen vijf jaar vaker virtuele creditcards te gebruiken, terwijl het gebruik van contant geld en facturen zal afnemen.

“Virtueel, digitaal and mobiel betalen is de toekomst van B2B T&E management”, zegt Singh. “Virtueel betalen wordt steeds belangrijker voor onze klanten, want het maakt het makkelijker om centraal voor hotel- of autoreserveringen te betalen voor medewerkers, recruits, stagiaires en consultants. Door voor elke transactie automatisch een nieuw virtueel kaartnummer te genereren, wordt het risico op fraude een stuk kleiner. En bij de eindafrekening worden alle kosten op de virtuele kaart automatisch gematcht met boekingen, wat tijd en middelen bespaart.”

BCD Pay wordt vanaf 2022 geleidelijk aan uitgerold. De volledige onderzoeksresultaten vindt u in deze infographic.