BCD Travel onderzoek onder reisinkopers: prioriteiten in zakenreisbeleid veranderen

UTRECHT, Nederland, 12 juni 2024 – Een recente studie van toonaangevende zakenreisspecialist BCD Travel  onderzoekt het moderne zakenreisbeleid en hoe dit verandert als gevolg van verschuivende prioriteiten en trends. De resultaten zijn gebaseerd op een online enquête van april 2024 onder meer dan 200 reisinkopers wereldwijd. De top drie prioriteiten van zakelijke reisprogramma’s zijn zorgplicht, beleidsnaleving en kostenbeheersing. Alle drie scoorden al hoog in 2023 en hebben sindsdien aan belang gewonnen. Het belang van andere prioriteiten is echter licht gedaald. Reizigerstevredenheid, een van de topprioriteiten van 2021 tot 2023, daalde naar een vierde plaats in 2024. Ook betalings- en onkostenbeheer werd lager beoordeeld dan vorig jaar.

Een reisbeleid is cruciaal voor een succesvol reisprogramma. Het is bemoedigend dat veel bedrijven het daarmee eens zijn: de meerderheid van de ondervraagde reisinkopers meldt dat hun bedrijf een specifiek reisbeleid heeft. Er zijn echter verschillen in de manier waarop beleid wordt gedefinieerd. Zeven op de 10 zeggen dat hun reisbeleid aansluit bij hun bedrijfsdoelstellingen en wordt ondersteund door het management. Zes op de 10 definiëren het als kostengericht en drie op de 10 als reizigersgericht. Slechts 15% van de reisinkopers geeft aan dat het beleid gebaseerd is op Key Performance Indicators (KPI’s) en feedback van reizigers.

Wat valt er onder het reisbeleid?

Een reisbeleid is de leidraad van een bedrijf voor het beheren van zakenreizen. Het helpt de reiskosten te beheersen en schetst de richtlijnen die werknemers moeten volgen bij het plannen van zakenreizen. Onderwerpen die onder het reisbeleid vallen variëren van het doel van de reis tot reizigerswelzijn en bleisure. Volgens het onderzoek zijn het doel van de reis (bijv. een vergadering met klanten vs. een interne vergadering) en goedkeuring vooraf de twee meest behandelde onderwerpen. Hoewel duurzaamheid steeds belangrijker wordt in de branche, zegt minder dan de helft dat duurzaam reizen in hun beleid is opgenomen. Dit komt overeen met een onderzoek van BCD uit juli 2023 waar slechts 45% van de bedrijven aangaf doelen te hebben voor duurzame zakenreizen. Bleisure, werken op afstand en diversiteit, gelijkheid en inclusie (DE&I) zijn het minst vaak opgenomen in het reisbeleid.

Veel bedrijven hebben een speciaal reisbeleid voor het hoger management, bepaalde business units en zeer frequente reizigers. Slechts 12% heeft richtlijnen voor reizigers met toegankelijkheidsbehoeften of neurodivergente reizigers. Minder dan een op de 10 heeft richtlijnen gericht op werknemers met speciale behoeften (bijv. moeders die borstvoeding geven), LGBTQ+ reizigers, geslacht, religie of leeftijd.

Uitdagingen

De grootste uitdaging voor reisinkopers bij beleidsupdates is het voorlichten van reizigers, gevolgd door het beheren van uitzonderingen, het beheren van beleidsregels in verschillende regio’s en het controleren van beleidsnaleving.

“Reizen voor het werk kan stressvol zijn. Je wilt dus dat je werknemers toegang hebben tot alle middelen die ze nodig hebben om het proces zo eenvoudig en efficiënt mogelijk te maken. Daarom is regelmatige beleidscommunicatie zo belangrijk”, zegt Teri Miller, Executive Vice President, Global Client Team bij BCD. “Technologie heeft de communicatie met reizigers gestroomlijnd en manieren gecreëerd voor bedrijven om gemakkelijk relevante, tijdige informatie te verstrekken om reizigers veilig te houden. Klanten gebruiken bijvoorbeeld ons TripSource®-platform om reizigers snel te bereiken op verschillende momenten voor en tijdens de reis.”

BCD en zijn consulting divisie Advito bieden advies en begeleiding bij het opstellen van een reisbeleid en het omgaan met reizigers. Enkele tips:

• Communiceer met reizigers voor, tijdens en na de reis. Met bijv. TripSource Messaging houd je reizigers geïnformeerd en betrokken via risicoalerts, vluchtwaarschuwingen, noodmeldingen, beleidsinformatie en trip reminders.
• Gebruik Traveler Engagement om bewustzijn te creëren, gedrag positief te beïnvloeden en tevredenheid te verhogen.
• Houd enquêtes om uit te vinden wat reizigers denken en inzicht te krijgen om beleidswijzigingen aan te brengen.

Beleidscommunicatie en -handhaving

Volgens het onderzoek worden updates van het reisbeleid het vaakst gecommuniceerd via het intranet van het bedrijf, gevolgd door email. Een derde deelt updates in de online boekingstool (OBT) of tijdens trainingssessies. BCD adviseert om het reisbeleid al te introduceren tijdens het onboardingsproces. Dit is voor beide partijen voordelig. Het zorgt vanaf het begin voor transparantie, nieuwe medewerkers voelen zich beter geïnformeerd en het bevordert een cultuur van voorbereiding en verantwoordelijkheid.

Hoewel meer dan de helft van de reisinkopers hun reisbeleid als zeer of uiterst effectief beoordeelt, heeft slechts een derde evenveel vertrouwen in hun beleidscommunicatie. Bijna de helft beoordeelt de communicatie als matig effectief, wat de algemene uitdaging weerspiegelt om reizigers te informeren over het beleid.

De meest gebruikte manieren om het reisbeleid te handhaven zijn:

• Beleidsconforme reisopties markeren in de OBT
• Reiskosten controleren
• Regelmatig communiceren van beleidswijzigingen via meerdere kanalen

“We weten uit ervaring dat een van de meest effectieve manieren om met reizigers te communiceren en hun gedrag positief te beïnvloeden is om relevante berichten direct in het boekingsproces op te nemen. Dit leidt niet alleen tot een betere naleving, maar ook tot een meer persoonlijke en dynamische ervaring voor de reiziger”, aldus Miller. “Het Engage-team van Advito gebruikt merchandising in de OBT’s van onze klanten om beleidsvoorlichting te geven waar en wanneer dat het belangrijkst is: op het moment dat reizigers hun boekingsbeslissing nemen.”

Kostenbeheersing

Meer dan de helft van de reisinkopers geeft aan dat ze de afgelopen jaren hun reisbudget hebben verlaagd. Tegelijkertijd hebben ze bijna allemaal bepaalde kostenbeperkende maatregelen ingevoerd. De populairste maatregelen zijn gericht op het verminderen van de hoeveelheid reizen: het stimuleren van online vergaderingen, het verminderen van niet-essentiële reizen, het stimuleren van minder maar langere reizen en het beperken van het aantal werknemers op één reis. Andere maatregelen zijn o.a. het gebruik van hulpmiddelen om de kosten van een reis te verlagen (bijv. Price Assurance), strikte onkostencontrole, het boeken van lagere reisklassen en het gebruik van openbaar vervoer in plaats van taxi’s aanmoedigen.

Beleidsupdates

Naast travelmanagers zijn verschillende andere stakeholders betrokken bij het opstellen en updaten van het reisbeleid, waaronder Finance, HR, inkoop, beveiliging en de directie. De meeste respondenten hebben hun reisbeleid het afgelopen jaar aangepast.

Het is belangrijkrijk om het reisbeleid regelmatig aan te passen aan de veranderende behoeften van reizigers en ontwikkelingen binnen de branche. Een sterk reisbeleid biedt een consistent, veilig, beheerd en kostengecontroleerd kader dat leidt tot verstandige reisbeslissingen.

Factoren van invloed

Bijna twee derde van de reisinkopers verwacht dat duurzaamheid en veiligheid de komende jaren de grootste invloed zullen hebben op hun reisbeleid. Andere factoren van invloed zijn technologie, NDC, welzijn en nieuwe behoeften van reizigers. DE&I en bleisure staan onderaan de lijst. Beide zijn relevante onderwerpen, maar er wordt niet verwacht dat ze het reisbeleid ingrijpend zullen veranderen.

Hoewel het welzijn van reizigers iets in belang is afgenomen, moeten bedrijven zich ervan bewust zijn dat zakenreizen vermoeiend kunnen zijn en het welzijn en de tevredenheid van reizigers kunnen beïnvloeden. In de huidige strijd om talent kan rekening houden met het welzijn van reizigers een positieve invloed hebben op het behoud van werknemers. BCD helpt klanten hun reisbeleid aan te passen, met reizigers te communiceren en de juiste hulpmiddelen te bieden, wat uiteindelijk het welzijn van reizigers ten goede komt.

Klik hier voor de volledige onderzoeksresultaten.