L’enquête de BCD sur les acheteurs de voyages révèle un changement de priorités dans les politiques de voyages d’affaires

UTRECHT, Pays-Bas, 14 juin 2024 – La dernière étude menée par BCD Travel, entreprise mondiale de gestion du voyage d’affaires, explore les politiques de voyage d’affaires modernes et les changements dus à l’évolution des priorités et des tendances. Les résultats sont basés sur une enquête en ligne réalisée, en avril 2024, auprès de plus de 200 acheteurs de voyages à travers le monde. Les trois principales priorités des programmes de voyage incluent le devoir de diligence, le respect des politiques voyages et le contrôle des coûts. Ces trois aspects étaient déjà très bien classés en 2023 et ont depuis, gagné en importance. Cependant, les évaluations d’autres priorités ont légèrement diminué. La satisfaction des voyageurs a perdu en importance en tant que priorité principale, passant de la première place en 2021 à la quatrième en 2024. De même, les paiements et les dépenses ont été évalués comme moins prioritaires qu’il y a un an.

Une politique voyage est un facteur crucial pour un programme voyage réussi. Il est encourageant de constater que de nombreuses entreprises en conviennent, car la plupart des acheteurs de voyages ont déclaré que leur entreprise disposait d’une politique de voyages dédiée. Cependant, les définitions de ces politiques varient. Sept acheteurs sur dix affirment que leur politique de voyages est alignée sur les objectifs de leur entreprise et soutenue par la direction. Six sur dix la définissent comme étant axée sur les coûts, et trois sur dix la décrivent comme centrée sur les voyageurs. Seuls 15 % des acheteurs de voyages ont indiqué que la politique est basée sur des indicateurs clés de performance (KPI) et les retours des voyageurs.

Que couvre une politique de voyage ?
Une politique de voyage est un guide de l’entreprise pour la gestion des voyages d’affaires. Elle aide à contrôler les coûts de voyage et définit les directives que les employés doivent suivre lorsqu’ils planifient des déplacements pour l’entreprise. Les sujets couverts par les politiques de voyage vont de l’objet du voyage au bien-être du voyageur, en passant par les voyages d’affaires et loisirs (bleisure). Selon l’enquête, les deux thèmes les plus couramment couverts incluent l’objet du voyage (par exemple, réunions avec des clients vs réunions internes) et les approbations avant le voyage. Bien que la durabilité prenne de l’importance dans le secteur, moins de la moitié des répondants ont indiqué que les voyages durables sont inclus dans leur politique. Cela correspond avec les résultats d’ enquête BCD de juillet 2023 qui a révélé que seulement 45 % des entreprises ont des objectifs pour des voyages d’affaires durables. Les voyages d’affaires et loisirs (bleisure), le travail à distance, et la diversité, l’équité et l’inclusion (DE&I) sont les moins souvent couverts/inclus.

De nombreuses entreprises ont des politiques de voyage dédiées pour les cadres supérieurs, certaines unités commerciales spécifiques et les voyageurs fréquents. Seules 12 % ont des politiques écrites pour les voyageurs ayant des besoins spécifiques d’accessibilité ou étant neurodivergents. Moins d’une entreprise sur dix a des politiques concernant les employés ayant des besoins spécifiques (par exemple, les mères allaitantes), les voyageurs LGBTQ+, le genre, la religion ou l’âge.

Challenges
Le plus grand défi pour les acheteurs lors de la mise à jour de la politique est d’éduquer les voyageurs. Cela est suivi par la gestion des exceptions à la politique, la gestion de la politique à travers différentes régions et le contrôle de la conformité à la politique.

« Voyager pour le travail peut être stressant. Vous voulez que vos employés puissent accéder à toutes les ressources dont ils ont besoin pour rendre le processus aussi simple et efficace que possible – et c’est pourquoi la communication régulière sur les politiques voyage est si importante », a déclaré Teri Miller, vice-présidente exécutive de l’équipe Global Client chez BCD. « La technologie a simplifié les communications avec les voyageurs, créant des moyens pour les entreprises de fournir facilement des informations pertinentes et opportunes qui peuvent assurer la sécurité des voyageurs. Par exemple, nos clients utilisent notre plateforme TripSource® pour atteindre rapidement les voyageurs à différents moments du cycle de planification et de voyage. »

BCD et sa division de conseil Advito peuvent fournir des conseils et des orientations sur la rédaction des politiques et l’engagement des voyageurs.

• Communiquer avec les voyageurs avant, pendant et après les voyages. TripSource Messaging garantit que les voyageurs restent informés et engagés avec des alertes de risque, des alertes de vol, des notifications de réponse d’urgence, des informations sur les politiques et des rappels de voyage.
• Utiliser l’engagement des voyageurs pour sensibiliser, influencer les comportements et augmenter la satisfaction.
• Enquêter auprès des voyageurs pour recueillir leurs avis et utiliser les insights pour apporter des modifications à la politique.

Communication de la politique voyages et son application
Selon les répondants, le moyen le plus courant de communiquer les mises à jour de la politique de voyage est à travers l’intranet de l’entreprise, suivi par l’envoi direct de courrier. Un tiers partage les mises à jour dans l’outil de réservation en ligne (OBT) ou pendant la formation des employés. BCD suggère d’introduire la politique de voyage lors de l’intégration des employés car c’est mutuellement bénéfique. Cela renforce la transparence, aide les nouvelles recrues à se sentir informées, et favorise une culture de préparation et de responsabilité.

Alors que plus de la moitié des acheteurs de voyages considèrent leur politique de voyage comme très ou extrêmement efficace, seulement un tiers ont autant confiance dans la communication de leur politique. Près de la moitié évaluent leur communication de politique comme modérément efficace, reflétant le défi commun d’éduquer les voyageurs sur la politique.

Les moyens les plus fréquemment utilisés pour appliquer les politiques de voyage incluent :

• Mettre en avant les options de voyage conformes à la politique dans l’OBT
• Effectuer un audit des dépenses de voyage
• Communiquer régulièrement les changements de politique de voyage via plusieurs canaux de communication

« Nous savons par expérience qu’un des moyens les plus efficaces de communiquer avec les voyageurs et d’influencer leur comportement est de mettre des messages pertinents directement dans le processus de réservation. Cela se traduit non seulement par une meilleure conformité, mais aussi par une expérience d’achat plus personnalisée et dynamique pour le voyageur, » a déclaré Miller. « L’équipe Engage d’Advito utilise le merchandising dans les OBT de nos clients pour promouvoir l’éducation sur la politique au moment et à l’endroit où cela importe le plus – juste au moment où ils prennent une décision d’achat. »

Politiques de contrôle des coûts
Plus de la moitié des acheteurs de voyages déclarent avoir réduit leur budget de voyage ces dernières années. En même temps, presque tous ont introduit certaines mesures de contrôle des coûts. Les mesures les plus populaires visent à réduire le volume de voyages : encourager les réunions en ligne, réduire les voyages non essentiels, encourager moins de voyages mais des voyages plus longs, et limiter le nombre d’employés lors d’un voyage. D’autres mesures incluent l’utilisation d’outils pour réduire le coût d’un voyage (par exemple, l’assurance), un contrôle strict des dépenses, la réservation de classes de voyage aérien moins chères, et encourager l’utilisation des transports publics au lieu des taxis.

Mises à jour de la politique de voyage
En plus de la gestion des voyages, divers parties prenantes sont impliquées dans la création et la mise à jour des politiques de voyage, y compris les finances, les ressources humaines, les achats, la sécurité et le conseil exécutif. La plupart des répondants ont mis à jour leur politique de voyage au cours de l’année écoulée.

Les entreprises devraient mettre à jour régulièrement leurs politiques de voyage pour répondre aux besoins changeants des voyageurs et de l’industrie. Une politique de voyage solide fournit un cadre cohérent, sûr, géré et contrôlé qui mène à des décisions de voyage judicieuses.

Tendances façonnant les politiques
Près de deux tiers des acheteurs de voyages s’attendent à ce que la durabilité (ainsi que la sécurité) ait le plus fort impact sur les politiques de voyage d’entreprise dans les années à venir. D’autres tendances d’influence sont la technologie, le NDC, le bien-être des voyageurs et les nouveaux besoins des voyageurs. Pendant ce temps, la diversité, l’équité et l’inclusion (DE&I) se trouvent en bas de la liste aux côtés du bleisure. Les deux sont pertinents mais ne devraient pas changer considérablement les politiques de voyage.

Bien que le bien-être des voyageurs ait légèrement diminué en importance, les entreprises devraient être conscientes que les voyages d’affaires peuvent être épuisants et influencer le bien-être et le bonheur des voyageurs. Dans la lutte actuelle pour attirer les talents, prendre en compte le bien-être des voyageurs peut avoir un impact positif sur la rétention des employés. BCD aide les clients à adapter leurs politiques de voyage, à communiquer avec les voyageurs, et à fournir les bons outils aux voyageurs, ce qui bénéficie finalement au bien-être des voyageurs.

Pour consulter le rapport de l’enquête des acheteurs de voyages, cliquez ici.