BCD-rapport belicht hoe organisaties hun reisleveranciers selecteren en beheren om hun reisprogramma’s te versterken

AI en automatisering gaan een steeds grotere rol spelen in de manier waarop reisleveranciers worden geselecteerd

UTRECHT, Nederland, 30 oktober 2025 – BCD Travel heeft 132 travel buyers uit toonaangevende sectoren wereldwijd ondervraagd om een beter zicht te krijgen op de manier waarop organisaties hun reisleveranciers selecteren en beheren. Uit de resultaten blijkt dat kostenbeheersing een centrale rol speelt in het inkoopproces. Organisaties zetten hiervoor uiteenlopende strategieën in, zoals het verlagen van leverancierskosten, het heronderhandelen van contracten en het inzetten van technologie. Bijna 70% van de ondervraagden geeft aan dat kostenbesparing een belangrijk criterium is bij de evaluatie van leveranciersprestaties.

Prioriteiten

Bijna negen op de tien travel buyers noemen kostenbesparing hun hoogste prioriteit bij leveranciersbeheer en -selectie. Andere belangrijke aandachtspunten zijn dataverzameling (38%), nalevingscontrole (36%) en het consolideren van leveranciers (31%). Voor een kwart van de respondenten is het verminderen van administratieve taken een prioriteit — bijvoorbeeld door het RFP-proces (Request for Proposal) te vereenvoudigen of door gebruik te maken van AI.

Schommelingen in reisuitgaven

• 42% van de travel buyers meldt dat de reisuitgaven van hun organisatie in 2025 zijn toegenomen ten opzichte van vorig jaar, vooral door bedrijfsgroei, nieuwe projecten, organisatorische veranderingen en stijgende tarieven van leveranciers.
• 29% zag een daling van de uitgaven, voornamelijk als gevolg van kostenbesparingsmaatregelen vanwege economische onzekerheid. Ook minder zakelijke activiteiten, de overstap naar virtuele vergaderingen en strengere reisrichtlijnen speelden hierbij een rol.

Strategieën om de kosten te beperken

Om kosten te drukken zetten travel buyers verschillende tactieken in, waaronder leveranciersconsolidatie, het heronderhandelen van bestaande contracten en het gebruik van “reshopping”-tools — elk toegepast door zo’n 40–50% van de respondenten. Daarnaast werkt twee derde van de bedrijven (64%) liefst samen met voorkeursleveranciers, terwijl een derde (35%) kiest voor de laagste tarieven, ongeacht de leverancier.

Hotelcontracten worden het vaakst vernieuwd: 87% van de bedrijven doet dit jaarlijks. Voor luchtvaart- en autoverhuurovereenkomsten geldt meestal een langere looptijd: 40% wordt elke twee tot drie jaar heronderhandeld, terwijl ongeveer een derde jaarlijks wordt herzien.

Contractonderhandelingen en -beheer worden door meer dan de helft van de respondenten (52%) genoemd als de meest tijdrovende taak.

Vooruitblik

Travel sourcing vindt niet plaats in een vacuüm. Naast reismanagement zijn inkoop, financiën, security en HR het vaakst betrokken bij het zoeken naar reisleveranciers. Externe partijen worden eveneens ingeschakeld om dit proces te ondersteunen. Travel buyers vertrouwen vooral op rapportages van hun TMC (Travel Management Company) om naleving van leveranciers te monitoren: 61% gebruikt TMC-data, terwijl slechts 28% externe consultants inschakelt.

Ondanks deze brede aanpak blijven er uitdagingen. Naast hoge kosten en prijsschommelingen noemen travel buyers gefragmenteerde content over verschillende kanalen, complexe RFP-processen en technologische beperkingen als voornaamste obstakels.

“BCD helpt travel managers om beslissingen naar een hoger niveau te tillen,” zegt Teri Miller, Executive Vice President Global Client Team bij BCD. “We stroomlijnen leveranciersdata door de hele reiscyclus heen en bieden realtime inzichten. Zo kunnen travel managers beter budgetteren, compliance verbeteren en met meer vertrouwen beslissingen nemen.”

Verwachte veranderingen

Om beter met de huidige uitdagingen om te gaan, verwachten travel buyers dat nieuwe werkwijzen voor het selecteren van leveranciers zullen doorbreken. Bij toekomstige onderhandelingen voorzien zij meer aandacht voor aanvullende diensten (luchtvaart: 38%, hotels: 30%, autoverhuur: 15%) en ruimere annulerings- en wijzigingsvoorwaarden (luchtvaart: 23%, hotels: 30%, autoverhuur: 13%). Ook worden meer SLA’s, langere contracten en strengere duurzaamheidscriteria verwacht. Wat hotelprijzen betreft, denkt 23% dat tarieven zullen dalen, tegenover slechts 8% die een stijging verwacht.

Het gebruik van technologie, zoals AI en automatisering, zal waarschijnlijk een belangrijke rol spelen in de toekomst van leveranciersselectie. Momenteel maakt slechts 15% van de travel buyers gebruik van AI bij sourcing, terwijl 80% dat nog niet doet. Van die laatste groep onderzoekt de helft wel actief de mogelijkheden.

Onder trends die de toekomst van travel sourcing kunnen beïnvloeden, noemen travel buyers onder meer een toename in AI-gebruik (61%), meer meerjarige contracten (46%), continue sourcing (45%), verdere consolidatie van leveranciers en platforms (40%) en de adoptie van nieuwe betaalmethoden (36%).

Advito, de consultancy tak van BCD, biedt daarnaast oplossingen voor sourcing en leveranciersbeheer die organisaties helpen hun luchtvaart- en hotelprogramma’s te optimaliseren. Deze oplossingen zijn data gedreven en ontwikkeld door experts die zich richten op het realiseren van maximale besparingen, duurzaamheid en tevredenheid.

Lees hier het volledige rapport.