BCD Report zeigt aktuelle Sourcing-Strategien zur Optimierung von Geschäftsreiseprogrammen auf

KI und Automatisierung prägen künftig das Sourcing von Travel-Suppliern

UTRECHT, Niederlande, 30. Oktober 2025 – BCD Travel hat 132 Travel Manager und Einkäufer aus führenden Branchen weltweit befragt, um zu erfassen, wie Unternehmen Travel-Supplier auswählen und steuern. Die Ergebnisse unterstreichen die Bedeutung von Kostenkontrolle im Travel-Sourcing durch verschiedene  Strategien. Dazu zählen die Senkung von Supplierkosten, das Management von Vertragsneuverhandlungen und der gezielte Einsatz moderner Technologien. Fast 70 % der Travel Manager und Einkäufer sehen Kosteneinsparungen als entscheidendes Kriterium bei der Bewertung der Leistung von Reiseanbietern.  

Prioritäten

Wenn es um das Supplier-Management und die Beschaffung geht, nennen fast neun von zehn Travel Manager und Einkäufer Kosteneinsparungen als ihr Hauptanliegen. Weitere wichtige Punkte sind Datenerfassung (38 %), Compliance-Kontrolle (36 %) und Supplierkonsolidierung (31 %). Für ein Viertel der Befragten ist es wichtig, den Aufwand zu reduzieren, etwa durch die Vereinfachung des Ausschreibungsprozesses (RFPs) oder den Einsatz von KI.

Gründe für die Fluktuation der Geschäftsreiseausgaben

• 42 % der Travel Manager und Einkäufer gaben an, dass die Geschäftsreiseausgaben ihres Unternehmens 2025 im Vergleich zum Vorjahr gestiegen sind, was vor allem auf neue Projekte, organisatorische Veränderungen und steigende Supplierpreise zurückzuführen ist.
• 29 % der Befragten verzeichneten einen Rückgang der Ausgaben, der in erster Linie mit Kostensenkungsbemühungen aufgrund der globalen wirtschaftlichen Unsicherheit in Zusammenhang steht. Geschäftsrückgänge, Umstellung auf virtuelle Meetings und restriktivere Firmenreiserichtlinien trugen ebenfalls dazu bei.

Strategien zur Kostensenkung

Travel Manager und Einkäufer wenden verschiedene Strategien zur Kostensenkung an, darunter Supplierkonsolidierung, Neuverhandlung bestehender Vereinbarungen und Einsatz von Reshopping-Tools (jeweils zu ca. 40–50 %). Zwei Drittel der Unternehmen setzen bevorzugte Supplier verbindlich voraus (64 %), während ein Drittel unabhängig vom Supplierstatus auf die günstigsten  Preise setzt (35 %).

Die Verhandlung von Verträgen mit Suppliern sind aufwendig und werden in unterschiedlichen Abständen neu verhandelt. Vereinbarungen mit Hotels werden zu 87 % jährlich erneuert. Im Gegensatz dazu laufen Verträge mit Airlines und Mietwagenanbietern in der Regel über längere Zeiträume. 40 % werden alle zwei bis drei Jahre neu verhandelt, etwa ein Drittel wird jährlich überprüft. 

Vertragsverhandlungen und -management werden von mehr als der Hälfte der Einkäufer und Travel Manager (52 %) als die zeitaufwändigste Aufgabe genannt.

Blick in die Zukunft

Travel-Sourcing findet nicht im luftleeren Raum statt. Neben dem Travel Management sind auch Procurement, Finance, Security und Human Resources am häufigsten an der Suche nach Suppliern beteiligt. Reportings von Travel Management Companies (TMCs) sind die wichtigste und verlässlichste Datenquelle für Travel Manager und Einkäufer, um die Einhaltung von Suppliervorschriften zu überwachen. Sechs von zehn (61 %) stützen sich auf ihre TMC, während rund drei von zehn (nur 28 %) externe Berater hinzuziehen.

Trotz dieses breit angelegten Ansatzes gibt es Herausforderungen beim Sourcing. Neben hohen Kosten-/Preisschwankungen sind das der fragmentierte Content über alle Kanäle, komplexe RFP-Prozesse und technologische Einschränkungen.

„BCD ermöglicht Travel Managern, ihre Entscheidungen auf die nächste Stufe zu heben“, so Teri Miller, Executive Vice President, Global Client Team bei BCD. „Wir optimieren Supplierdaten während des gesamten Reisezyklus und stellen Echtzeitinformationen bereit. So erhalten Travel Manager umsetzbare Erkenntnisse, die zu besserer Budgetplanung, höherer Compliance und sichereren Entscheidungen führen.“

Mit Blick in die unmittelbare Zukunft erwarten Einkäufer in Verhandlungen mehr zusätzliche Dienstleistungen (Flug: 38 %, Hotel: 30 %, Autovermietung: 15 %). Außerdem wünschen sie sich eine größere Flexibilität bei Stornierung und Umtausch (Flug: 23 %, Hotel: 30 %, Autovermietung: 13 %). Sie erwarten mehr Service Level Agreements (SLAs), längere Vertragslaufzeiten und höhere Nachhaltigkeitsanforderungen. Während die Meinungen zu Flug- und Mietwagenpreisen auseinander gehen, erwarten mehr Einkäufer, dass Hotelpreise sinken (23 %), als steigen (8 %).

Der Einsatz von Technologien wie KI und Automatisierung gewinnt künftig an Bedeutung beim  Sourcing von Travel-Suppliern.  Derzeit nutzen nur 15 % der Einkäufer KI im Sourcing, während 80 % dies nicht tun. Unter den  Befragten, die KI bisher nicht nutzen, befasst sich die Hälfte aktiv mit den Möglichkeiten dazu.

Zu den Trends, die das Travel-Sourcing beeinflussen können, zählen Travel Manager und Einkäufer den verstärkten Einsatz von KI (61 %), eine höhere Anzahl mehrjähriger Verträge (46 %), Continuous Sourcing (45 %), Supplier- und Plattformkonsolidierung (40 %) und die Einführung neuer Zahlungsmethoden (36 %).

Advito, die Beratungssparte von BCD, bietet Lösungen für das Sourcing- und Ausgabenmanagement an, die darauf ausgelegt sind,  Flug- und Hotelprogramme effizient aufzubauen und zu optimieren.  Die Lösungen basieren auf Daten und werden von Experten umgesetzt, um neue Maßstäbe bei  Einsparungen, Nachhaltigkeit und Zufriedenheit zu erreichen.

Den vollständigen Report finden Sie hier.