BCD Travel onderzoek: Travel & Expense management wordt steeds belangrijker voor travelmanagers

Vereenvoudigd proces is topprioriteit voor betalings- en onkostenbeheer

UTRECHT, Nederland, 19 juli 2023 – Volgens een recent onderzoek van BCD Travel onder 164 reisinkopers wereldwijd, is het belang van reis- en onkostenbeheer verder gestegen in prioriteit, en staat nu op zijn hoogste niveau sinds 2020. In 2023 vindt 88% van de inkopers betalings- en onkostenbeheer zeer tot uiterst belangrijk, vergeleken met 76% in 2021.

Qua prioriteiten voor betalings- en onkostenbeheer blijft de ranglijst ongewijzigd ten opzichte van twee jaar geleden. Vereenvoudiging van processen blijft bovenaan staan, gevolgd door tevredenheid van reizigers, fraudebestrijding en een naadloze betaal- en onkostenervaring. Operationele efficiëntie, wat zich vertaalt in indirecte kostenbesparingen, steeg het meest in belang.

Als het gaat om de administratie van betalingen, zijn leveranciers die bepaalde betaalmethoden niet accepteren of extra kosten in rekening brengen het grootste knelpunt (46%), gevolgd door betaalbehoeften van niet-werknemers (43%).

Voor de betaling van reiskosten worden corporate cards (84%) en centraal gefactureerde rekeningen (71%) het meest gebruikt. Slechts 38% biedt hun reizigers de mogelijkheid van virtuele betaling. Betaling voor guest travel (denk bijv. aan recruits, stagiaires en consultants) heeft veel interesse van zowel gebruikers (49%) als niet-gebruikers (42%) van virtuele kaarten.

Op het gebied van onkostenbeheer en creditcardafschriften noemt meer dan de helft het verzamelen van kwitanties en ontbrekende facturen (52%) als grootste uitdaging, gevolgd door handmatige reconciliatie (45%) en onkosten voor complexe categorieën (45%). Wat betreft zichtbaarheid in kosten en naleving heeft bijna een kwart van de inkopers geen inzicht in uitgaven tijdens de reis (24%) en boekingen buiten het programma (23%). Over het belang van goedkeuring vóór de reis zijn de meningen verdeeld. Terwijl 44% pre-trip-autorisatie als zeer tot uiterst belangrijk beoordeelt, vinden evenveel inkopers het niet tot nauwelijks belangrijk.

BCD heeft onlangs ook een onderzoek naar betalings- en onkostenbeheer uitgevoerd onder 1.349 zakenreizigers. De twee onderzoeken tonen zowel overeenkomsten als verschillen tussen zakenreizigers en reisinkopers:

• Reisinkopers vinden frauderisico belangrijker dan reizigers.
• Ongeveer de helft van zowel de reisinkopers als de reizigers ervaart evenveel problemen met ingewikkelde onkostencategorieën, zoals hotelovernachtingen waarbij maaltijden en andere incidentele kosten apart worden betaald.
• 38% van de reisinkopers biedt hun reizigers de mogelijkheid van virtuele betaling, terwijl slechts 1% van de reizigers hier daadwerkelijk gebruik van maakt.
• Wat betreft declaratietools, waarderen zowel reisinkopers als reizigers functies die processen automatiseren het meest: kwitanties die automatisch worden toegevoegd aan onkostendeclaraties (resp. 76% en 76%), creditcardtransacties die automatisch worden gekoppeld aan reiskosten (73% en 72%) en onkostendeclaraties die automatisch worden ingevuld wanneer reizigers een reis boeken (69% en 67%).

“Met de enorme evolutie en groei in financiële technologie en automatisering is de transformatie van de ervaring rondom betalings- en onkostenbeheer in volle gang”, zegt Ajay Singh, vice president Digital Payment and Expense Products bij BCD. “We luisteren naar onze klanten en reizigers en ontwikkelen aanpassingen voor BCD Pay, ons eigen cloud-based platform met T&E oplossingen. Door gebruik te maken van realtime virtuele kaarten, kunstmatige intelligentie, machine learning en open API’s, zal BCD Pay een naadloze, digitale T&E ervaring bieden van inkoop en betaling tot afrekening.”

Klik hier voor de volledige onderzoeksresultaten.

Hi-res images
BCD Travel – Ajay Singh
BCD Travel – Credit card payment*
BCD Travel – Trip expenses
**Gebruik van bijgevoegde afbeeldingen(‘s) is alleen toegestaan voor publicatie van dit persbericht; elk ander gebruik is niet toegestaan en onderhevig aan licentiebeperkingen.